Se puede realizar en un documento de Word donde se establezcan las actividades, estrategias y compromisos orientados a maximizar el beneficio de los asociados. Definen los objetivos estratégicos de la asociación para el ejercicio fiscal, los cuales constituirán la base para la asignación de recursos y gastos.

  • Los objetivos y metas alcanzables, a cumplir durante el año.
  • Descripción de las actividades a realizar, detallando los Programas de Previsión Social, Inversiones, Convenios, Capacitaciones, etc.
  • Determinar la asignación de recursos financieros, humanos y técnicos requeridos para la ejecución de las actividades, especificando que se pretende obtener tanto en rentabilidad económica de la Asociación como el impacto social y el bienestar de los asociados.
  • Establecer en un cronograma tentativo las actividades.

Sí, la Superintendencia dispone de un formato sugerido que cumple con los requisitos mínimos de información. El mismo está a su disposición y puede ser remitido vía correo electrónico.

El presupuesto debe elaborarse conforme a las directrices del Manual de Contabilidad vigente de SUDECA, aplicable a Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones Similares.

Son los supuestos y condiciones, tanto internos como externos, que sirven de base para la planificación financiera. Incluyen variables macroeconómicas (inflación, fluctuación cambiaria) y operativas (ajustes salariales) que la directiva debe analizar para proyectar el siguiente ejercicio económico

Debe quedar formalmente establecido en las premisas de cálculo del presupuesto.

Las notas explicativas en el presupuesto es un documento narrativo y analítico que acompañan las proyecciones y los cuadros numéricos. Su función principal es revelar la base de preparación, justificar las variaciones significativas y detallar los criterios utilizados para estimar los ingresos y gastos.

Su función principal es garantizar la justificación ante las Variaciones por Inflación y Tipo de Cambio, permitiendo entender el cumplimiento o incumplimiento de las proyecciones presupuestarias.

Presentación (*)

Lapso 

Ejecución 1er Trimestre (Ene., Feb., Mar.)

30 de Abril

Ejecución 2do Trimestre (Abr., May.,Jun.)

30 de Julio

Ejecución 3er Trimestre (Jul., Ago.,Sep.)

30 de Octubre

Ejecución 4to Trimestre (Oct., Nov., Dic.)

30 de Enero

Proyecto Presupuesto y Plan Anual de Actividades (Dic.) (**)

30 de Enero

(**) Comparado con el Presupuesto Programado Vs Ejecutado, reflejando las variaciones porcentuales.

No, la normativa vigente no contempla una prórroga para la presentación del presupuesto. No obstante, si el Consejo de Administración no ha podido cumplir con los plazos establecidos, deberá consignar ante la Superintendencia una exposición de motivos detallada. En dicho documento se deben justificar técnicamente las causas del retraso y especificar las medidas tomadas para su pronta regularización.

Es función del Consejo de Administración la elaboración del Presupuesto de ingresos, gastos e inversión y el Plan anual de Actividades, asegurando que estos   se encuentren alineado con los objetivos de la asociación de ahorro.

El presupuesto de ingresos gastos e inversión y el plan anual de actividades debe Presentarse en Asamblea Ordinaria para la Aprobación o improbación dentro de los 90 días continuos siguientes, contados a partir del cierre de su respectivo ejercicio económico.

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley sustantiva, las Cajas de Ahorro, fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, convocarán la celebración de una asamblea, asambleas parciales y asamblea de delegados, dentro de los noventa días continuos siguientes, contados a partir del cierre de su respectivo ejercicio económico. En esta asamblea ordinaria se deberá presentar para su aprobación o improbación:

  • La memoria y cuenta del consejo de administración
  • Informe del consejo de vigilancia
  • Informe de auditoría externa del ejercicio anterior
  • El presupuesto de ingresos, gastos e inversión que rige en el período, 
  • El plan anual de actividades 
  • Y cualquier otro asunto sometido a su consideración que conste en la convocatoria.

Lo legal es rendir cuenta anualmente porque existe una obligación de transparencia. Sin embargo, Si el Consejo de Administración no ha rendido cuentas de años anteriores, puede presentar 02 ejercicios económicos en una misma convocatoria para regularizar la situación de la caja ante la máxima autoridad (Asamblea) y ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro

En los casos de grandes inversiones, estas deben estar aprobadas en Asamblea Ordinaria con el 20% de los Asociados inscritos en la Asociación de Ahorro para su inclusión, así como la aprobación del Consejo de Administración, para su inclusión previa en el Presupuesto a elaborar, asimismo obtener la aprobación de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, quien evaluará el objetivo pretendido y la incidencia en el Patrimonio de la Asociación en el corto y mediano plazo.

Las Asociaciones de Ahorro que prestan servicios de carácter social como: farmacia, Servicio Médico-Odontológico, Panaderías, entre otros; deberán presentar un presupuesto por separado

Las Asociaciones de Ahorro que prestan servicios de carácter social como: farmacia, Servicio Médico-Odontológico, Panaderías, entre otros; deberán presentar un presupuesto por separado

​De acuerdo con artículo 50 y 51 de la (LCAFAAAS); a través de la cual se solicita la consignación de los Estados Financieros y Auditorias dentro de los lapsos que se detallan a continuación:

Presentación (Art. 50 y 51)

Lapso de Entrega hasta

1er Trimestre (Enero, Febrero y Marzo)

30 de Abril

2do Trimestre  (Abril, Mayo y Junio)

30 de Julio

3er Trimestre  (Julio, Agosto y Septiembre)

30 de Octubre

4to Trimestre (Octubre, Noviembre y Diciembre)

30 de Enero

Auditado (Diciembre)

30 de Marzo

  • Los objetivos y metas alcanzables, a cumplir durante el año.
  • Descripción de las actividades a realizar, detallando los Programas de Previsión Social, Inversiones, Convenios, Capacitaciones, etc.

  • ​Las solicitudes de prórroga para la presentación de estados financieros deben realizarse antes de que expire el plazo legal.

    • ​Se deben tramitar mediante comunicación escrita dirigida al Superintendente, justificando razones de fuerza mayor o dificultades técnicas comprobables. SUDECA suele emitir comunicados especiales (como ocurrió en periodos de emergencia) para extender estos lapsos de forma general.
  • Establecer en un cronograma tentativo las actividades.
Presentación (Art. 50 y 51)Prórroga de Entrega hasta
1er Trimestre (Ene, Feb. y Mar)15 de Mayo
2do Trimestre (Abr., May. y Jun.)15 de Agosto
3er Trimestre (Jul., Ago. y Sep.)15 de Noviembre
4to Trimestre (Oct., Nov. y Dic.)15 de Febrero
Auditado (Dic.)(*)15 de Mayo

Los Estados Financieros se deben presentar en forma detallada, el Balance de Situación Financiera, Estado de Resultados, Balance de Comprobación, Cuadros de Inversiones, Cuadro explicativo que detalle las instituciones financieras, Estado de Flujo de efectivo, Estados de cambios en el Patrimonio, Estados de cambios en los Haberes, notas explicativas; cumpliendo lo establecido en el Manual de Contabilidad para Cajas de Ahorro Vigente, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 40.678 de fecha 9 de junio de 2015.

Asociaciones de Ahorro, constituidas por menos de cien asociados, cuyo patrimonio no exceda de dos mil unidades tributarias (2.000 U.T.), quedan exoneradas de la obligación de presentar los estados financieros anuales auditados por un Contador Público Colegiado o firma de contadores públicos; en consecuencia, deberán consignar los Estados Financieros ante SUDECA, debidamente codificados, en original, firmado por el contador interno y por el Presidente y Tesorero del Consejo de Administración y por los miembros del Consejo de Vigilancia, acompañados de las notas Revelatorias.

Pueden consignarse:

  • ​Digital: En formato PDF a través de los correos oficiales (correspondencia sudeca@mppef.gob.ve)
  • ​Físico: En la sede central de SUDECA, con comunicación firmada y sellada por los consejos de Administración y Vigilancia, adjuntando el dictamen del auditor externo visado.

​Para habilitar libros nuevos o continuación de folios, se requiere:

  1. ​Carta de solicitud detallando el nombre del libro, número de folios y uso.
  2. ​Libros físicos debidamente foliados y con etiqueta de identificación.
  3. ​Copia del acta de la instancia que autoriza la apertura de los libros.

​Certificación de Registro emitida por SUDECA.

Según la Circular N° 001 SCA-DS-2025 se deben llevar:

  • ​Libros Principales: Diario, Mayor, e Inventario y Balances (deben estar habilitados).
  • ​Libros Auxiliares Obligatorios: Banco por cada cuenta, Control de Colocaciones e Inversiones, y Control de Activos.

​La carga mensual se realiza a través del sistema SIGECAF (Sistema Integrado y de Gestión de Cajas de Ahorro). De conformidad con lo establecido en la circular: SCA-DL-002-2024 de fecha 22/01/2024

  • ​Debes ingresar con usuario y contrasena
  • ​Se cargan los balances de comprobación mensuales establecido por el manual técnico de la plataforma. El plazo es dentro de los primeros 15 días continuos del mes siguiente.

​Dentro del SIGECAF, en el módulo de Carga de productos y servicios se coloca una breve reseña de producto o servicio ofrecido, detalle de ña ubicación, numero de contacto, correo electrónico, costo y se adjuntan imágenes.

 

​El Art. 44 de la Ley permite invertir los excedentes en:

  • Préstamos con garantía hipotecaria y préstamos con reserva de dominio.
  • Realizar proyectos de vivienda y hábitat de carácter social.
  • Realizar alianzas estratégicas en las áreas de salud, alimentación, vivienda, educación y recreación.
  • Adquirir o invertir Títulos valores de la nación o entes públicos.
  • Depósitos a plazo fijo en instituciones financieras.
  • Fondos Mutuales de Inversión autorizados.
  • Proyectos sociales o habitacionales para los asociados, previa aprobación de la Asamblea y autorización de SUDECA.

​Los Contadores Públicos o Firmas deben inscribirse en el Registro de Auditores Externos de SUDECA.

  • ​Se debe llenar la planilla de solicitud disponible en la web.
  • ​Adjuntar copia del título, carnet del Colegio de Contadores, cédula, RIF y síntesis curricular que demuestre experiencia en el sector.
  • ​Este registro debe renovarse periódicamente según las circulares de actualización de datos.

De acuerdo a lo establecido en el articulo 85 de la Providencia Administrativa SCA-001-2025, de fecha 23 de septiembre de 2025; el responsable de cumplimiento conjuntamente con el consejo de administración deberá solicitar a los asociados al momento de tramitar prestamos o retiro de sus haberes, suscribir o llenar el formato de declaración de destino de los fondos, mediante el cual manifiesten que el dinero será destinado para financiar gastos de actividades ilícitas. 

Cómo deben aplicarlo?

El procedimiento de aplicación debe seguir estos criterios técnicos:

  • Manifestación Expresa de Licitud: El firmante debe declarar bajo juramento que el dinero recibido será utilizado para actividades lícitas.
  • Identificación del Destino: el formato debe especificar claramente cuál será el destino o uso de los fondos.
  • Formalidad Física: El documento debe contener la firma autógrafa y la impresión dactilar del declarante para garantizar la integridad del expediente.
  • Verificación Conjunta: El Responsable de Cumplimiento y el Consejo de Administración tienen la obligación de analizar que el monto solicitado sea coherente con la actividad económica reportada por el asociado.

  • Política conoce a tu Asociado o Asociada (Art. 49 al 56)

    Este es el documento principal y obligatorio para todos los miembros de la asociación.

    • ¿Cuándo aplicarlo?:

      • Al momento de la afiliación o inscripción en la Caja de Ahorro.

      • Debe actualizarse periódicamente mientras dure la afiliación para mantener el expediente al día.

    • ¿Cómo aplicarlo?:

      • Utiliza el formato único suministrado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro.

      • Exige la cédula de identidad laminada (venezolana o extranjero residente) para validar los datos.

      • Puedes añadir información adicional según la política de riesgo de tu asociación, pero sin modificar la información original del formato oficial.

    Política conoce a tu Empleador

    Sirve para conocer la estructura de la empresa o institución pública que genera los aportes.

    • ¿Cuándo aplicarlo?: Al establecer la relación institucional con el ente empleador.

    • ¿Cómo aplicarlo?:

      • Identifica a los dueños o representantes legales (personas naturales) de la empresa empleadora, sean públicas o privadas.

      • Si no hay una persona natural identificable, se debe registrar a quien ocupe el cargo directivo de más alta jerarquía.

    Política «Conozca a su Empleado»

    No es solo un formato de ingreso, sino un seguimiento de conducta.

    • ¿Cuándo aplicarlo?: Durante la contratación y durante toda la relación laboral (abogados, contadores, personal administrativo, entre otros).

    • ¿Cómo aplicarlo?:

      • Verifica datos y referencias de trabajos anteriores.

      • Monitorea cambios inusuales en el estilo de vida o niveles de endeudamiento del empleado que no coincidan con su sueldo.

    Política «Conozca a su Personas Expuesta Políticamente (PEP)» Art. 60-61.

    es fundamental entender que estas personas, por su cargo o influencia, representan un mayor riesgo potencial de exposición a delitos financieros.

    ¿Cuándo se debe aplicar?

    La política PEP no es un evento único, sino un control continuo que se activa en los siguientes momentos:

    • Al inicio de la relación (Vinculación): Antes de aceptar a un nuevo asociado, se debe verificar si califica como PEP.

    • Durante el monitoreo constante: Si un asociado que ya pertenece a la caja de ahorros es nombrado en un cargo público relevante, su perfil debe cambiar inmediatamente a PEP.

    • Tras el cese del cargo: La condición de PEP no desaparece el día que la persona deja el cargo. La normativa suele establecer que se mantenga una vigilancia especial durante un periodo posterior (generalmente hasta cinco años).

    • Relaciones por cercanía: También se aplica cuando el asociado es un familiar cercano (hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad) o un asociado cercano (colaborador directo) de una persona expuesta políticamente.

    ¿Cómo se debe aplicar? (Procedimiento Técnico)

    De acuerdo con la Providencia, el manejo de un PEP requiere una Debida Diligencia Intensificada:

    • Identificación y Declaración: El asociado debe llenar un formato específico donde declare su condición de PEP, detallando el cargo, el periodo de ejercicio y el organismo público al que pertenece.

    • Verificación de Listas y Fuentes Públicas: El Responsable de Cumplimiento debe validar la información usando buscadores, gacetas oficiales y listas de vigilancia nacionales e internacionales.

    • Monitoreo Transaccional Continuo: Las operaciones de los PEP deben ser supervisadas con mayor frecuencia y rigurosidad que las del resto de los asociados.

    Política «Conozca a Proveedor de Servicios» Art. 62 al 70.

    Es necesario entender que el objetivo es identificar a la «persona natural» que realmente tiene el control o se beneficia de los fondos, especialmente cuando hay estructuras jurídicas de por medio.

    ¿Cuándo se debe aplicar?

    Esta política se activa en momentos específicos de la relación con la asociación:

    • Antes de contratar proveedores: Es obligatorio identificar quiénes son los dueños reales de las empresas que prestan servicios a la Caja de Ahorro.

    • Al vincular personas jurídicas: Si la asociación permite la participación de entidades, debe conocerse quién está detrás de ellas.

    • Ante cambios en la estructura: Si un proveedor informa que cambió de dueños o accionistas, se debe actualizar la ficha inmediatamente.

La Providencia exige pasos formales para asegurar que la identificación sea real y no solo «en papel»:

  • Solicitud de Documentación: Debes pedir el Registro Mercantil actualizado, el acta de la última asamblea de accionistas y el RIF de la empresa.

  • Declaración Jurada: El representante legal debe firmar un formato donde identifique con nombre, apellido y número de cédula a los beneficiarios finales.

  • Verificación de Identidad: Debes obtener copia de la cédula de identidad de esas personas naturales, aunque no tengan relación directa con la Caja de Ahorro.

  • Cruce de Listas: El Responsable de Cumplimiento debe verificar que esos beneficiarios finales no aparezcan en listas de sanciones (OFAC, ONU) o tengan antecedentes por delitos financieros.

  • Registro en el Expediente: Toda esta información debe reposar en el expediente del proveedor, debidamente foliado y firmado.

Para efectos de la asociación, debes identificar bajo esta política a:

  • Altas autoridades del Poder Público (Nacional, Estadal y Municipal).
  • Directivos de empresas del Estado.
  • Oficiales de alto rango de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
  • Máximas autoridades de organismos autónomos y sindicatos.
  • Dirigentes de partidos políticos.

Es vital que la Caja de Ahorros mantenga un listado actualizado de sus asociados PEP dentro de su sistema o archivo, ya que este es uno de los primeros puntos que revisan los inspectores de SUDECA durante una auditoría.

De acuerdo con la Providencia 001-2025 y el marco legal vigente, la responsabilidad de cumplimiento recae exclusivamente en el Presidente o Presidenta del Consejo de Vigilancia, por lo que no se puede designar a cualquier otro directivo de forma arbitraria. No obstante, en caso de presentarse faltas absolutas en dicho cargo, estas deberán ser cubiertas obligatoriamente por los suplentes respectivos, siguiendo el orden de su elección. Si no fuese posible la sustitución por esta vía, se deberá proceder a la designación correspondiente en una reunión conjunta de los Consejos de Administración y Vigilancia, tal como lo establece con claridad el artículo 37 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. De esta manera, se garantiza que la función de control y prevención de riesgos mantenga siempre su continuidad legal y operativa bajo la figura del representante estatutario autorizado.

De acuerdo con lo establecido en la Providencia SCA-001-2025 (art. 86), la aplicación del formato de Declaración Jurada de Origen de Fondos es un control crítico que no debe limitarse únicamente al ingreso del asociado.

Debes aplicar este formato en los siguientes momentos y situaciones:

  1. Aportes Voluntarios de Asociados: Antes de procesar cualquier aporte que no provenga de la nómina ordinaria (ahorros adicionales, depósitos extraordinarios o aportes voluntarios), el asociado debe suscribir la declaración.

  2. Contratación de Proveedores: Antes de formalizar cualquier relación contractual o de servicios con terceros, la asociación debe exigir al proveedor que firme el documento.

¿Cómo deben aplicarlo?

El procedimiento de aplicación debe seguir estos criterios técnicos para tener validez ante la Superintendencia:

  • Manifestación Expresa de Licitud: El firmante debe declarar bajo juramento que el dinero utilizado proviene de actividades lícitas y que no guarda relación con delitos de Legitimación de Capitales o Financiamiento al Terrorismo (LC/FT/FPADM).

  • Formalidad Física: El documento debe contener la firma autógrafa y la impresión dactilar del declarante para garantizar la integridad del expediente.

  • Verificación Conjunta: El Responsable de Cumplimiento y el Consejo de Administración tienen la obligación de analizar que el monto declarado sea coherente con la actividad económica reportada por el asociado o proveedor.

Esto convierte a la Declaración de Origen en un «filtro de entrada». Si un asociado o proveedor se niega a firmar o no puede justificar el origen de los fondos, la asociación no debe proceder con la operación o contrato, ya que esto representaría una vulnerabilidad en la administración de riesgos de la institución.

 

De acuerdo a la Circular SCA-001-2026, el Responsable de Cumplimiento deberá llevar obligatoriamente tres (3) libros:

  • Libro de Actas del Responsable de Cumplimiento.
  • Libro de Registros de Operaciones (AR/LC/FT/FPADM).
  • Libros de Auxiliares Supervisorios y de Control de Riesgos.

Este es el libro principal o diario de gestión en el cual se asentarán cronológicamente todas las actuaciones realizadas a partir de la designación del Presidente del Consejo de Vigilancia en dicha función. Debe reflejar la actividad fiscalizadora y de control del cargo. Se deberán asentar:

 

  • • Gestiones de Vigilancia: Minutas de las reuniones con el Consejo de Vigilancia y de Administración sobre temas de cumplimiento.
  • • Análisis de Alertas: Registro de situaciones inusuales detectadas (aunque no lleguen a ser reportadas como sospechosas), explicando por qué se consideraron inusuales y qué conclusión se obtuvo.
  • • Aprobación de Planes: La presentación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Prevención.
  • • Informes Trimestrales: El resumen de los informes presentados a la Superintendencia de Cajas de Ahorro (SUDECA).

• Resultados de Auditoría: Las recomendaciones emitidas por auditores internos o externos en materia de LC/FT/FPADM y el estatus de su cumplimiento.

Este es el libro principal o diario de gestión en el cual se asentarán cronológicamente todas las actuaciones realizadas a partir de la designación del Presidente del Consejo de Vigilancia en dicha función. Debe reflejar la actividad fiscalizadora y de control del cargo. Se deberán asentar:

 

  • • Gestiones de Vigilancia: Minutas de las reuniones con el Consejo de Vigilancia y de Administración sobre temas de cumplimiento.
  • • Análisis de Alertas: Registro de situaciones inusuales detectadas (aunque no lleguen a ser reportadas como sospechosas), explicando por qué se consideraron inusuales y qué conclusión se obtuvo.
  • • Aprobación de Planes: La presentación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Prevención.
  • • Informes Trimestrales: El resumen de los informes presentados a la Superintendencia de Cajas de Ahorro (SUDECA).
  • • Resultados de Auditoría: Las recomendaciones emitidas por auditores internos o externos en materia de LC/FT/FPADM y el estatus de su cumplimiento.

Este libro es estrictamente para la trazabilidad del dinero físico, especialmente divisas, para la supervisión independiente de vigilancia sobre una operación y validación del origen y destino lícito; su función es ir más allá de sólo una prueba de que el Consejo de Administración movió el dinero. Se asienta:

 

  • Entradas y Salidas de Efectivo: Detalle de cada operación en moneda extranjera, identificando al asociado o tercero que entrega o recibe el dinero.
  • Umbral de USD 2.000,00: Marcaje especial para toda operación que iguale o supere este monto, adjuntando la declaración de origen de fondos.
  • Registro de Depósitos Diarios: La relación entre el efectivo recibido y el comprobante de depósito en la cuenta bancaria de la Asociación. No puede haber dinero volante de un día para otro sin justificación.
  • Justificación de Uso de Efectivo: Explicación de las razones que fundamentan el uso de efectivo en lugar de transferencia bancaria, cuando se presente el caso.

 

Es aquel individuo que cumple o ha cumplido funciones públicas destacadas, ya sea en el país o en el extranjero.

 

Debido a la naturaleza de su cargo, estas personas manejan recursos públicos o tienen poder de decisión, lo que las hace técnicamente más vulnerables a riesgos de corrupción, legitimación de capitales o soborno. Por ello, las Cajas de Ahorro deben aplicarles una vigilancia más estricta.

Es la persona natural que, en última instancia, posee o controla a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Según la norma, se identifica principalmente por:

 

  • Propiedad: Quien posea, directa o indirectamente, el 25% o más del capital social o los derechos de voto de una persona jurídica (empresa, fundación, etc.).
  • Control: Quien, sin tener el 25%, ejerza el control de la empresa por otros medios (ej. capacidad de nombrar a la directiva).
  • Cargo de Alta Gerencia: Si después de agotar los medios no se identifica a nadie, se registra a la persona que ejerce la dirección principal.

De acuerdo con las disposiciones de la Providencia SCA-001-2025, el manejo de los expedientes de Administración de Riesgos (LC/FT/FPADM) debe cumplir con estándares estrictos de organización, integridad y disponibilidad.


  • Organización y Estructura del Expediente

Los expedientes deben ser individuales (uno por cada asociado, empleado, proveedor, entre otros) y mantenerse bajo un sistema que garantice su orden cronológico.

  • Foliación: Cada documento dentro del expediente debe estar numerado y organizado de manera que facilite su revisión por parte de la Superintendencia.
  • Integridad: No se permiten documentos con tachaduras, enmiendas o que sean ilegibles. Cada formulario de debida diligencia debe estar firmado y contener la huella dactilar del titular.
  • Identificación Clara: El expediente debe permitir identificar rápidamente el nivel de riesgo asignado al sujeto (Bajo, Medio o Alto).


  • Contenido Mínimo Obligatorio

Para que un expediente se considere completo bajo la normativa actual, debe contener (esto va a depender del nivel de riesgo que identifique):

  • Ficha de Identificación: Debidamente llenada y actualizada.
  • Documentación de Soporte: Copia de la cédula de identidad, RIF vigente y constancia de trabajo o certificación de ingresos.
  • Declaración de Origen y Destino de Fondos: Firmada y con huella, especialmente en operaciones de aportes voluntarios, retiros o préstamos.
  • Verificación en Listas: Constancia (print screen o reporte) de que el sujeto fue verificado en listas de control nacionales e internacionales.
  • Análisis de Perfil: Un breve informe o anotación que justifique el nivel de riesgo asignado.


  •  Formato de Almacenamiento (Físico y Digital)

La Providencia permite el uso de tecnología, pero con condiciones:

  • Expediente Físico: Debe custodiarse en un lugar seguro, con acceso restringido solo al personal autorizado y al Responsable de Cumplimiento.
  • Expediente Digital: Se pueden digitalizar los documentos para agilizar la consulta, pero esto no exime a la asociación de conservar los originales físicos cuando la norma así lo requiera para efectos probatorios.


  • Plazo de Conservación y Disponibilidad
  • Tiempo de resguardo: Los expedientes deben conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha en que finalice la relación con el asociado o proveedor.
  • Disponibilidad Inmediata: Los expedientes deben estar a disposición de la Superintendencia de Cajas de Ahorro (SUDECA) o de las autoridades competentes de manera inmediata cuando estos lo requieran en ejercicio de sus funciones de inspección.


  • Responsabilidad de Custodia

El Consejo de Administración, en conjunto con el Responsable de Cumplimiento, es el encargado legal de garantizar que los expedientes no sean alterados, sustraídos o destruidos antes del tiempo legalmente establecido. La falta de un expediente o su debida actualización es causal de sanciones administrativas según la normativa legal.

 

Establecer y regular la constitución, organización y funcionamiento de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares.

corresponde a la Superintendencia de Cajas de Ahorro, determinar la naturaleza de las operaciones que realice una asociación o persona jurídica cualquiera, a fin de establecer si esta queda sometida al régimen de la presente Ley.

Son asociaciones civiles sin fines de lucro, creadas, promovidas y dirigidas por sus asociados, destinadas a fomentar el ahorro, quienes reciben, administran e invierten los aportes acordados.

Un Fondo de ahorro, es una asociación civil son fines de lucro, creadas por las empresas o instituciones de carácter privado conjuntamente con los trabajadores, en beneficio exclusivo de estos, quienes reciben, administran e invierten los aportes acordados.

Una Asociación de Ahorro similar es una asociación civil sin fines de lucro que tiene por objeto incentivar el ahorro.

Libre acceso y adhesión voluntaria, medio de participación, carácter social generador de beneficios colectivos, eficientes y sin fines de lucro.

A través de la celebración de una Asamblea de trabajadores donde nace una Acta Constitutiva, la cual debe contener: Lugar y fecha de celebración, Identificación y firma de un mínimo de 20 interesados, quienes se tendrán como fundadores, Denominación, objeto y domicilio, Constancia de haberse aprobado los estatutos, Identificación de las personas elegidas en ese acto, para integrar los consejos de administración y vigilancia.

Para poder operar deberán registrarse ante la Superintendencia de cajas de ahorros, presentar con la solicitud de registro el acta constitutiva y los estatutos de la asociación para su revisión.

La máxima autoridad es la Asamblea.

Las Asambleas son Ordinarias o Extraordinarias, y son convocadas por el consejo de administración

Será el consejo de vigilancia quien realizará la convocatoria dentro del lapso de los siete días siguientes al lapso fijado.

El lapso para realizar la notificación es de por lo menos 10 días continuos de anticipación a la fecha prevista para la publicación de la convocatoria.

Deberá ser la mitad más uno de los asociados inscritos.

El quorum se regirá por la asistencia de las tres cuartas partes del total de los delegados que representen por lo menos el 75% de los asociados inscritos. (Art. 14).

No, en ningún caso los miembros de los consejos de administración y de vigilancia podrán ejercer tal representación (art 15)

Las Cajas de Ahorro convocaran la celebración de una asamblea Ordinaria dentro de los noventas días continuos siguientes, contados a partir del cierre de su respectivo económico.

No es un sueldo como tal, pero los estatutos establecen dietas por asistir a las reuniones, cuyo monto se fija en la Asamblea y debe estar establecido en los estatutos sociales de la Caja de Ahorro. También reciben viáticos para cubrir gastos de viaje si deben asistir a eventos gremiales o procesos electorales fuera de la sede.

no pueden contratar en forma personal, por persona interpuesta, o en representación de otra, con las asociaciones que representan, salvo lo relativo  a las operaciones derivadas de su condición de asociado.

 La ley permite invertir en bancos seguros, bonos del Estado (BCV) e inmuebles. También puede dar préstamos hipotecarios a los socios, hacer proyectos de vivienda social o alianzas de salud y alimentación. Las inversiones grandes requieren aprobación de la Asamblea e informe a la Superintendencia.

Los préstamos no pueden superar el 80% de tus ahorros. Los intereses nunca pueden ser más altos que la tasa legal. Los préstamos hipotecarios son solo para vivienda principal y requieren una hipoteca de primer grado. Está prohibido otorgarle préstamos y créditos a personas que no sean socios de la Caja.

En general, no. Solo se permite recibir apoyo financiero de entes del Estado para obras de infraestructura o programas sociales aprobados por el Ministerio de Finanzas y la Superintendencia.

La Caja debe llevar libros de actas y contabilidad sellados por la Superintendencia. Tú tienes derecho a pedir y recibir tu estado de cuenta al día, ya sea impreso o digital, para ver tus saldos y deudas.

La directiva debe entregar informes cada 3 meses (trimestrales) y una auditoría externa cada año (anual). Si la Caja es muy pequeña (menos de 100 socios), solo entrega balances firmados por sus directivos y contador interno.

Si la pérdida supera el 20% del patrimonio, la directiva tiene 45 días para presentar un Plan de Recuperación ante la Asamblea y la Superintendencia para salvar la asociación.

Sí, la Caja debe guardar al menos el 10% de las ganancias de cada año en una «Reserva de Emergencia» hasta llegar al 25% del total de sus recursos. Este dinero se usa exclusivamente para cubrir pérdidas al cierre del año, si la Asamblea así lo decide.

Tienes derecho a votar en asambleas, elegir directivos, ser informado de las cuentas, retirar tus ahorros (si no tienes deuda) y recibir tus ganancias anuales. Tu deber principal es asistir a las asambleas y respetar los estatutos.

Por renuncia voluntaria, fallecimiento, despido (si no eres jubilado) o por exclusión. Te pueden sacar si dañas gravemente a la Caja o si te niegas a cumplir un cargo para el que fuiste electo sin motivo real.

Totalmente. Deben abrirte un proceso disciplinario que no dure más de 120 días. Tienes derecho a la defensa y la decisión final debe ser ratificada por una Asamblea Extraordinaria. Si no estás de acuerdo, puedes apelar ante la Superintendencia.

Por el porcentaje que te descuentan de tu sueldo (aporte del socio) y lo que pone la empresa (aporte del patrono). La empresa debe entregar ese dinero a la Caja en 5 días hábiles; si se tarda, debe pagar intereses moratorios a favor de la Caja.

El empleador solo tiene derecho a recibir información sobre el dinero que él mismo aporta y sobre cómo funciona la Caja. Además, los directivos que cobran esos aportes están protegidos: la empresa no puede despedirlos ni sancionarlos por hacer esa gestión.

Tus haberes son la suma de tus ahorros, lo que pone la empresa, tus aportes voluntarios y las ganancias de cada año. Son intransferibles: no puedes vendérselos ni pasárselos a otra persona mientras seas asociado.

Tienes derecho a tus ahorros y a las ganancias del último año. La Caja debe pagarte tus haberes netos (restando lo que debas) en un plazo máximo de 90 días después de que dejes de ser asociado.

No, los ahorros son inembargables y no pagan impuesto sucesoral. La única excepción es por deudas de pensión alimenticia; en ese caso sí pueden ser afectados por un tribunal.

Es un organismo técnico del Ministerio de Finanzas que tiene autonomía. Su fin es promover el ahorro y vigilar que las Cajas funcionen bien y no se pierda el dinero de los trabajadores.

Sí. Tanto las Cajas como sus asociados son usuarios y tienen derecho a recibir información veraz y rápida de la Superintendencia sobre cualquier trámite.

1. Irregularidades que no se pueden arreglar con simples recomendaciones.

2.Medidas previas insuficientes.

3. Que el informe de vigilancia controlada haya salido negativo.

Por fin del tiempo fijado, imposibilidad de cumplir su fin, decisión de la Asamblea, cierre de la empresa (patrono), fusión con otra caja, inactividad por un año o por quiebra económica comprobada tras una intervención.

Cuando determine actos u omisiones que contravengan la ley, los estatutos y las medidas que tome la superintendencia. (Articulo 21)

 la Asamblea. (Artículo 22)

las que están establecidas desde el numeral 10 al 16, del articulo 22.

 Presidente, tesorero y secretario con sus suplentes. (artículo 23).

Ser mayor de edad, estar solvente con la asociación, domiciliado en la ciudad o en las localidades periféricas donde se encuentre la sede de la caja de ahorro, de comprobada solvencia económica y reconocida solvencia moral, con una antigüedad no menor de dos años. (Articulo 24). Adicionalmente no pueden estar incursos en las incompatibilidades establecidas en el artículo 25.

Una fianza teniendo como base el dos por ciento de su patrimonio. Cuanto tiempo tiene para presentarla? Dentro de los quince días siguientes a partir del Registro del acta de la toma de posesión (Articulo 26).

No, solo los miembros del consejo de Administración. (Artículo 27).

El Consejo de Administración (Articulo 28)

 El Consejo de Administración. (Artículo 28 Numeral 5).

Si dentro de las 48 horas en que se adopten. (artículo 29).

Supervisar que las actuaciones del consejo de administración, están ajustadas a la Ley y al reglamento. (Artículo 30).

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por votación directa, personal, secreta y uninominal.

Tres años (Articulo 34)

Mediante una asamblea extraordinaria, de acuerdo con lo establecido en los estatutos de la asociación, una asamblea o asamblea de delegados en donde sea ese el único punto a tratar. (Artículo 35)

Deben realizar el proceso electoral para la elección de los miembros del consejo de administración y vigilancia. Estarán integrados por 5 personas Presidente, vicepresidente, un secretario y dos suplentes. (Artículo 35)

Con la presencia de la totalidad de sus miembros. Y como se toman las decisiones? Con al voto favorable de la mayoría de los miembros, a menos que los estatutos establezcan otra cosa. (artículo 36).

Serán cubiertas por los suplentes respectivos, agotados estos por los asociados que en reunión conjunta, sean designados para luego estos últimos ser considerados en la próxima asamblea, para ser ratificados o sustituidos (Articulo 37)

Se considera abandono del cargo y se procede a su sustitución, de acuerdo a lo establecido en la ley (ARTICULO 38).

Si solidariamente responsables. Salvo aquellos miembros que expresen en acta su voto negativo (artículo 39). Además, los miembros del Consejo de Administración son responsables personalmente del daño patrimonial causado a la asociación o alguno de sus miembros por su conducta dolosa (artículo 40).