(Art. 85 de la Providencia Administrativa SCA-001-2025, de fecha 23/09/2025).

El Responsable de Cumplimiento conjuntamente con el Consejo de Administración deberá solicitar a los asociados al momento de tramitar préstamos o retiro de sus haberes, suscribir o llenar el Formato de Declaración de Destino de los Fondos, mediante el cual manifiesten que el dinero será destinado para financiar gastos de actividades lícitas.

El procedimiento de aplicación debe seguir los siguientes criterios técnicos:

• Manifestación Expresa de Licitud: El firmante debe declarar bajo juramento que el dinero recibido será utilizado para actividades lícitas.

• Identificación del Destino: el formato debe especificar claramente cuál será el destino o uso de los fondos.

• Identificación del Destino: el formato debe especificar claramente cuál será el destino o uso de los fondos.

•  Formalidad Física: El documento debe contener la firma autógrafa y la impresión dactilar del declarante para garantizar la integridad del expediente.

• Verificación Conjunta: El Responsable de Cumplimiento y el Consejo de Administración tienen la obligación de analizar que el monto solicitado sea coherente con la actividad económica reportada por el asociado.

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(Arts. 49 al 56, 60, 61, 62 al 70 PA/SCA-001-2025, de fecha 23/09/2025).

1.       Política “Conoce a tu Asociado o Asociada”.

(Arts. 49 al 56 PA/SCA-001-2025).

Este es el documento principal y obligatorio para todos los miembros de la asociación.

¿Cuándo aplicarlo?

• Al momento de la afiliación o inscripción en la Caja de Ahorro.
• Debe actualizarse periódicamente mientras dure la afiliación para mantener el expediente al día.

¿Cómo aplicarlo?

• Utiliza el formato único suministrado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro.
• Exige la cédula de identidad laminada (venezolana o extranjero residente) para validar los datos.
•  Puedes añadir información adicional según la política de riesgo de tu asociación, pero sin modificar la información original del formato oficial.

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II.      Política “Conoce a tu Empleador”.

(Arts. 47 PA/SCA-001-2025).

Sirve para conocer la estructura de la empresa o institución pública que genera los aportes.

¿Cuándo aplicarlo?

Al establecer la relación institucional con el ente empleador.

¿Cómo aplicarlo?

• Identifica a los dueños o representantes legales (personas naturales) de la empresa o institución empleadora, sean públicas o privadas.
• Si no hay una persona natural identificable, se debe registrar a quien ocupe el cargo directivo de más alta jerarquía.

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III.    Política "Conozca a su Empleado".

(Arts. 57 al 59 PA/SCA-001-2025).

No es solo un formato de ingreso, sino un seguimiento de conducta.

¿Cuándo aplicarlo?

Durante la contratación y durante toda la relación laboral (abogados, contadores, personal administrativo, entre otros).

¿Cómo aplicarlo?

• Verifica datos y referencias de trabajos anteriores.
• Monitorea cambios inusuales en el estilo de vida o niveles de endeudamiento del empleado que no coincidan con su sueldo.

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IV.   Política "Conozca a su Persona Expuesta Políticamente (PEP)".

(Arts. 60 y 61 PA/SCA-001-2025).

Estas personas, por su cargo o influencia, representan un mayor riesgo potencial de exposición a delitos financieros.

¿Cuándo se debe aplicar?

La política PEP no es un evento único, sino un control continuo que se activa en los siguientes momentos:

• Al inicio de la relación (Vinculación): Antes de aceptar a un nuevo asociado, se debe verificar si califica como PEP.

•  Durante el monitoreo constante: Si un asociado que ya pertenece a la caja de ahorros es nombrado en un cargo público relevante, su perfil debe cambiar inmediatamente a PEP.

• Tras el cese del cargo: La condición de PEP no desaparece el día que la persona deja el cargo. La normativa suele establecer que se mantenga una vigilancia especial durante un periodo posterior (generalmente hasta cinco (05) años).

•  Relaciones por cercanía: También se aplica cuando el asociado es un familiar cercano (hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad) o un asociado cercano (colaborador directo) de una persona expuesta políticamente.

¿Cómo se debe aplicar?

La Providencia SCA-001-2025, de fecha 23/09/2025, establece el Procedimiento Técnico para el manejo de un PEP, que requiere una Debida Diligencia Intensificada:

• Identificación y Declaración: El asociado debe llenar un formato específico donde declare su condición de PEP, detallando el cargo, el periodo de ejercicio y el organismo público al que pertenece.

• Verificación de Listas y Fuentes Públicas: El Responsable de Cumplimiento debe validar la información usando buscadores, gacetas oficiales y listas de vigilancia nacional e internacional.

• Monitoreo Transaccional Continúo: Las operaciones de los PEP deben ser supervisadas con mayor frecuencia y rigurosidad que las del resto de los asociados.

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V.     Política "Conozca a Proveedor de Servicios".

(Arts. 62 al 70 PA/SCA-001-2025).

El objetivo es identificar a la "persona natural" que realmente tiene el control o se beneficia de los fondos, especialmente cuando hay estructuras jurídicas de por medio.

¿Cuándo se debe aplicar?

Esta política se activa en momentos específicos de la relación con la asociación:

• Antes de contratar proveedores: Es obligatorio identificar quiénes son los accionistas de las empresas que prestan servicios a la Caja de Ahorro.
• Al vincular personas jurídicas: Si la asociación permite la participación de entidades, debe conocerse quién está detrás de ellas.
• Ante cambios en la estructura: Si un proveedor informa que cambió de dueños o accionistas, se debe actualizar la ficha inmediatamente.

¿Cómo se debe aplicar?

La Providencia establece un procedimiento que  exige pasos formales para asegurar que la identificación sea real y no solo una declaración documental.

• Solicitud de Documentación: Debes pedir el Registro Mercantil actualizado, el acta de la última asamblea de accionistas y el RIF de la empresa.
• Declaración Jurada: El representante legal debe firmar un formato donde identifique con nombre, apellido y número de cédula a los beneficiarios finales.
• Verificación de Identidad: Debes obtener copia de la cédula de identidad de las personas naturales, aunque no tengan relación directa con la Caja de Ahorro.
• Cruce de Listas: El Responsable de Cumplimiento debe verificar que esos beneficiarios finales no aparezcan en listas de sanciones (OFAC, ONU) o tengan antecedentes por delitos financieros.
• Registro en el Expediente: Toda esta información debe reposar en el expediente del proveedor, debidamente foliado y firmado.

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No. De acuerdo con la Providencia SCA-001-2025 y el marco legal vigente, la responsabilidad de cumplimiento recae exclusivamente en el Presidente o Presidenta del Consejo de Vigilancia, por lo que no se puede designar a cualquier otro miembro del Consejo de Vigilancia ni ningún miembro del Consejo de Administración de forma arbitraria.

No obstante, en caso de presentarse faltas absolutas en dicho cargo, estas deberán ser cubiertas obligatoriamente por los suplentes respectivos, siguiendo el orden de su elección. Si no fuese posible la sustitución por esta vía, se deberá proceder a la designación correspondiente en una reunión conjunta de los Consejos de Administración y Vigilancia, tal como lo establece con claridad el artículo 37 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. De esta manera, se garantiza que la función de control y prevención de riesgos mantenga siempre su continuidad legal y operativa bajo la figura del representante estatutario autorizado.

De acuerdo con lo establecido en la Providencia SCA-001-2025 (Art. 86), la aplicación del formato de Declaración Jurada de Origen de Fondos es un control crítico que no debe limitarse únicamente al ingreso del asociado. Se debe aplicar este formato en los siguientes momentos y situaciones:

1. Aportes Voluntarios de Asociados: Antes de procesar cualquier aporte que no provenga de la nómina ordinaria (ahorros adicionales, depósitos extraordinarios o aportes voluntarios), el asociado debe suscribir la declaración.
2. Contratación de Proveedores: Antes de formalizar cualquier relación contractual o de servicios con terceros, la asociación debe exigir al proveedor que firme el documento.

¿Cómo deben aplicarlo?

El procedimiento de aplicación debe seguir los siguientes criterios técnicos para tener validez ante la Superintendencia:

• Manifestación Expresa de Licitud: El firmante debe declarar bajo juramento que el dinero utilizado proviene de actividades lícitas y que no guarda relación con delitos de Legitimación de Capitales o Financiamiento al Terrorismo (LC/FT/FPADM).

• Formalidad Física: El documento debe contener la firma autógrafa y la impresión dactilar del declarante para garantizar la integridad del expediente.

• Verificación Conjunta: El Responsable de Cumplimiento y el Consejo de Administración tienen la obligación de analizar que el monto declarado sea coherente con la actividad económica reportada por el asociado o proveedor.

Esto convierte a la Declaración de Origen en un "filtro de entrada". Si un asociado o proveedor se niega a firmar o no puede justificar el origen de los fondos, la asociación no debe proceder con la operación, préstamo o contrato, ya que esto representaría una vulnerabilidad en la administración de riesgos de la institución, que debe ser asentada en el Libro de Actas como una situación inusual y de inmediato el análisis del Responsable de Cumplimiento para la formulación y remisión del correspondiente del Reporte de Actividades Sospechosas (RAS) ante la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera (UNIF).

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De acuerdo a la Circular SCA-DS-001-2026, de fecha 04/03/2026, el Responsable de Cumplimiento deberá llevar obligatoriamente tres (03) libros:

• Libro de Actas del Responsable de Cumplimiento.
• Libro de Registros de Operaciones (AR/LC/FT/FPADM).
• Libro Auxiliar Supervisorio y de Control de Riesgos.

No existe ninguna excepción para no llevar los libros ante SUDECA. La ausencia de estos libros o su desactualización es causal directa de sanciones administrativas.

Este es el libro principal o diario de gestión en el cual se asentarán cronológicamente todas las actuaciones realizadas a partir de la designación del Presidente del Consejo de Vigilancia en dicha función. Debe reflejar la actividad fiscalizadora y de control del cargo. Sirven para asentar:

• Gestiones de Vigilancia: Minutas de las reuniones con el Consejo de Vigilancia y de Administración sobre temas en materia de cumplimiento.

• Análisis de Alertas: Registro de situaciones inusuales detectadas (aunque no lleguen a ser reportadas como sospechosas), explicando por qué se consideraron inusuales y qué conclusión se obtuvo.

•  Aprobación de Planes: La presentación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Prevención.

• Informes Trimestrales: El resumen de los informes presentados a la Superintendencia de Cajas de Ahorro (SUDECA).

• Resultados de Auditoría: Las recomendaciones emitidas por auditores internos o externos en materia de LC/FT/FPADM y el estatus de su cumplimiento.

Este libro es de carácter técnico y estadístico. Su objetivo es la trazabilidad de los riesgos detectados. Sirven para asentar:

• Clasificación de Operaciones: Registro de operaciones clasificadas por calificación de riesgo (Bajo, Moderado, Alto).

• Monitoreo de PEP: Registro de operaciones realizadas por Personas Expuestas Políticamente (PEP) o sus vinculados.

• Alertas de SIGECAF: Registro de las alertas emitidas por el sistema tecnológico y la acción tomada para cada una.

• Excepciones: Justificación técnica de aquellas operaciones que inicialmente activaron una alerta de control.

Este libro es estrictamente para la trazabilidad del dinero físico, especialmente divisas, para la supervisión independiente de vigilancia sobre una operación y validación del origen y destino lícito; su función es ir más allá de sólo una prueba de que el Consejo de Administración movió el dinero. Sirven para asentar:

• Entradas y Salidas de Efectivo: Detalle de cada operación en moneda extranjera, identificando al asociado o tercero que entrega o recibe el dinero.

• Umbral de USD 2.000,00: Marcaje especial para toda operación que iguale o supere este monto, adjuntando la declaración de origen de fondos.

• Registro de Depósitos Diarios: La relación entre el efectivo recibido y el comprobante de depósito en la cuenta bancaria de la Asociación. No puede haber dinero volante de un día para otro sin justificación.

• Justificación de Uso de Efectivo: Explicación de las razones que fundamentan el uso de efectivo en lugar de transferencia bancaria, cuando se presente el caso.

Es aquel individuo que cumple o ha cumplido funciones públicas destacadas, ya sea en el país o en el extranjero.

Debido a la naturaleza de su cargo, estas personas manejan recursos públicos o tienen poder de decisión, lo que las hace técnicamente más vulnerables a riesgos de corrupción, legitimación de capitales o soborno. Por ello, las Cajas de Ahorro deben aplicarles una vigilancia más estricta.

Para efectos de la asociación, debes identificar bajo esta política a:

• Altas autoridades del Poder Público (Nacional, Estadal y Municipal).
• Directivos de empresas del Estado.
• Oficiales de alto rango de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
• Máximas autoridades de organismos autónomos y sindicatos.
• Dirigentes de partidos políticos.

Es vital que la Caja de Ahorros mantenga un listado actualizado de sus asociados PEP dentro de su sistema o archivo, ya que éste es uno de los primeros puntos que revisan los inspectores de SUDECA durante una auditoría.

Es la persona natural que, en última instancia, posee o controla a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Según la norma, se identifica principalmente por:

• Propiedad: Quien posea, directa o indirectamente, el 25% o más del capital social o los derechos de voto de una persona jurídica (empresa, fundación, etc.).

•  Control: Quien, sin tener el 25%, ejerza el control de la empresa por otros medios (ej. capacidad de nombrar a la directiva).

• Cargo de Alta Gerencia: Si después de agotar los medios no se identifica a nadie, se registra a la persona que ejerce la dirección principal o el cargo de Alta Gerencia.

De acuerdo con las disposiciones de la Providencia SCA-001-2025, el manejo de los expedientes de Administración de Riesgos (LC/FT/FPADM) debe cumplir con estándares estrictos de organización, integridad y disponibilidad, a saber:

1.     Organización y Estructura del Expediente.

Los expedientes deben ser individuales (uno por cada asociado, empleado, proveedor, entre otros) y mantenerse bajo un sistema que garantice su orden cronológico.

• Foliación: Cada documento dentro del expediente debe estar numerado y organizado de manera que facilite su revisión por parte de la Superintendencia.

•  Integridad: No se permiten documentos con tachaduras, enmiendas o que sean ilegibles. Cada formulario de debida diligencia debe estar firmado y contener la huella dactilar del titular.

• Identificación Clara: El expediente debe permitir identificar rápidamente el nivel de riesgo asignado al sujeto (Bajo, Medio o Alto).

1.     Contenido Mínimo Obligatorio.

Para que un expediente se considere completo bajo la normativa actual, debe contener (esto va a depender del nivel de riesgo que identifique):

• Ficha de Identificación: Debidamente llenada y actualizada.

• Documentación de Soporte: Copia de la cédula de identidad, RIF vigente y constancia de trabajo o certificación de ingresos.

• Declaración de Origen y Destino de Fondos: Firmada y con huella, especialmente en operaciones de aportes voluntarios, retiros o préstamos.

•  Verificación en Listas: Constancia (print screen o reporte) de que el sujeto fue verificado en listas de control nacionales e internacionales.

• Análisis de Perfil: Un breve informe o anotación que justifique el nivel de riesgo asignado.

1.       Formato de Almacenamiento (Físico y Digital)

La Providencia permite el uso de tecnología, pero con condiciones:

• Expediente Físico: Debe custodiarse en un lugar seguro, con acceso restringido solo al personal autorizado y al Responsable de Cumplimiento.

• Expediente Digital: Se pueden digitalizar los documentos para agilizar la consulta, pero esto no exime a la asociación de conservar los originales físicos cuando la norma así lo requiera para efectos probatorios.

1.     Plazo de Conservación y Disponibilidad.

• Tiempo de resguardo: Los expedientes de administración de riesgos deben conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha en que finalice la relación con el asociado, empleado o proveedor.

• Disponibilidad Inmediata: Los expedientes deben estar a disposición de la Superintendencia de Cajas de Ahorro (SUDECA) o de las autoridades competentes de manera inmediata cuando estos lo requieran en ejercicio de sus funciones de inspección.

1.     Responsabilidad de Custodia.

El Consejo de Administración, en conjunto con el Responsable de Cumplimiento, es el encargado legal de garantizar que los expedientes no sean alterados, sustraídos o destruidos antes del tiempo legalmente establecido. La falta de un expediente o su debida actualización es causal de sanciones administrativas según la normativa legal.

Esta gestión diaria se centra en el control operativo y la trazabilidad de fondos. Por lo tanto debe realizar en los días laborables:

• Asentar actuaciones en el Libro de Actas: Registrar cronológicamente todas las gestiones de vigilancia, análisis de alertas y minutas de reuniones relacionadas con el cumplimiento.

• Garantizar el Control de Efectivo y Divisas: Supervisar el Libro Auxiliar Supervisorio y de Control de Riesgos, asegurando el registro de todas las entradas y salidas de moneda extranjera.

• Validación de Depósitos: Verificar que el efectivo recibido coincida con el comprobante de depósito bancario de la Asociación, garantizando que no exista dinero físico de un día para otro sin justificación. 

• Monitoreo del SIGECAF: Revisar las alertas emitidas por el sistema y ejecutar las acciones correspondientes para cada situación inusual detectada.

Aunque la Providencia Administrativa SCA-001-2025 enfoca la operatividad en el día a día y los cierres mensuales, la gestión semanal debe incluir:

• Revisión de Expedientes: Asegurar que los nuevos asociados, empleados o proveedores vinculados en la semana tengan su debida diligencia completa, incluyendo la declaración de origen y destino de fondos, firma autógrafa e impresión dactilar.

• Cruce de Listas de Control: Realizar la verificación de asociados y beneficiarios finales en listas de sanciones (ONU/OFAC) para detectar posibles coincidencias de riesgo de forma oportuna.

El cierre mensual es decisivo para la consolidación estadística y el control de sujetos de alto riesgo:

• Conciliación de Operaciones PEP: Revisar y asentar en el Libro de Registros de Operaciones todas las transacciones realizadas por Personas Expuestas Políticamente (PEP) o sus vinculados durante el mes.

• Evaluación de Umbrales: Identificar todas las operaciones que igualaron o superaron el umbral de USD 2.000,00 para asegurar que cuenten con su respectiva declaración de origen de fondos. 

• Validación de Trazabilidad: Verificar que la relación entre el dinero físico transado y los registros contables sea exacta, cerrando los folios correspondientes en los libros auxiliares.

La gestión anual se enfoca en la planificación estratégica y rendición de cuentas, la cual comprende:

• Presentación del Plan Operativo Anual (POA): Elaborar, presentar y asentar en el Libro de Actas el Plan Operativo Anual de Prevención para el ejercicio siguiente.

• Actualización de Perfiles de Riesgo: Realizar la actualización anual de la Ficha de Identificación de los asociados y actualizar el análisis de perfil (Bajo, Medio, Alto) de la asociación.

• Auditoría y Seguimiento: Asentar los resultados de las auditorías internas o externas en materia de LC/FT/FPADM y el estatus de cumplimiento de las recomendaciones emitidas durante el año.

Recomendaciones a la Providencia Administrativa SCA-001-2025: Remitir a SUDECA sugerencias para la mejora de la norma regulatoria en materia de LC/FT/FPADM.