De acuerdo con las disposiciones de la Providencia SCA-001-2025, el manejo de los expedientes de Administración de Riesgos (LC/FT/FPADM) debe cumplir con estándares estrictos de organización, integridad y disponibilidad, a saber:

1.     Organización y Estructura del Expediente.

Los expedientes deben ser individuales (uno por cada asociado, empleado, proveedor, entre otros) y mantenerse bajo un sistema que garantice su orden cronológico.

• Foliación: Cada documento dentro del expediente debe estar numerado y organizado de manera que facilite su revisión por parte de la Superintendencia.

•  Integridad: No se permiten documentos con tachaduras, enmiendas o que sean ilegibles. Cada formulario de debida diligencia debe estar firmado y contener la huella dactilar del titular.

• Identificación Clara: El expediente debe permitir identificar rápidamente el nivel de riesgo asignado al sujeto (Bajo, Medio o Alto).

1.     Contenido Mínimo Obligatorio.

Para que un expediente se considere completo bajo la normativa actual, debe contener (esto va a depender del nivel de riesgo que identifique):

• Ficha de Identificación: Debidamente llenada y actualizada.

• Documentación de Soporte: Copia de la cédula de identidad, RIF vigente y constancia de trabajo o certificación de ingresos.

• Declaración de Origen y Destino de Fondos: Firmada y con huella, especialmente en operaciones de aportes voluntarios, retiros o préstamos.

•  Verificación en Listas: Constancia (print screen o reporte) de que el sujeto fue verificado en listas de control nacionales e internacionales.

• Análisis de Perfil: Un breve informe o anotación que justifique el nivel de riesgo asignado.

1.       Formato de Almacenamiento (Físico y Digital)

La Providencia permite el uso de tecnología, pero con condiciones:

• Expediente Físico: Debe custodiarse en un lugar seguro, con acceso restringido solo al personal autorizado y al Responsable de Cumplimiento.

• Expediente Digital: Se pueden digitalizar los documentos para agilizar la consulta, pero esto no exime a la asociación de conservar los originales físicos cuando la norma así lo requiera para efectos probatorios.

1.     Plazo de Conservación y Disponibilidad.

• Tiempo de resguardo: Los expedientes de administración de riesgos deben conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha en que finalice la relación con el asociado, empleado o proveedor.

• Disponibilidad Inmediata: Los expedientes deben estar a disposición de la Superintendencia de Cajas de Ahorro (SUDECA) o de las autoridades competentes de manera inmediata cuando estos lo requieran en ejercicio de sus funciones de inspección.

1.     Responsabilidad de Custodia.

El Consejo de Administración, en conjunto con el Responsable de Cumplimiento, es el encargado legal de garantizar que los expedientes no sean alterados, sustraídos o destruidos antes del tiempo legalmente establecido. La falta de un expediente o su debida actualización es causal de sanciones administrativas según la normativa legal.