(Arts. 49 al 56, 60, 61, 62 al 70 PA/SCA-001-2025, de fecha 23/09/2025).

1.       Política “Conoce a tu Asociado o Asociada”.

(Arts. 49 al 56 PA/SCA-001-2025).

Este es el documento principal y obligatorio para todos los miembros de la asociación.

¿Cuándo aplicarlo?

• Al momento de la afiliación o inscripción en la Caja de Ahorro.
• Debe actualizarse periódicamente mientras dure la afiliación para mantener el expediente al día.

¿Cómo aplicarlo?

• Utiliza el formato único suministrado por la Superintendencia de Cajas de Ahorro.
• Exige la cédula de identidad laminada (venezolana o extranjero residente) para validar los datos.
•  Puedes añadir información adicional según la política de riesgo de tu asociación, pero sin modificar la información original del formato oficial.

Para visualizar o descargar el formato oficial único emitido por el ente rector, haga clic en el siguiente enlace de la plataforma institucional: XXXXXXXXX  Link XXXX

II.      Política “Conoce a tu Empleador”.

(Arts. 47 PA/SCA-001-2025).

Sirve para conocer la estructura de la empresa o institución pública que genera los aportes.

¿Cuándo aplicarlo?

Al establecer la relación institucional con el ente empleador.

¿Cómo aplicarlo?

• Identifica a los dueños o representantes legales (personas naturales) de la empresa o institución empleadora, sean públicas o privadas.
• Si no hay una persona natural identificable, se debe registrar a quien ocupe el cargo directivo de más alta jerarquía.

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III.    Política «Conozca a su Empleado».

(Arts. 57 al 59 PA/SCA-001-2025).

No es solo un formato de ingreso, sino un seguimiento de conducta.

¿Cuándo aplicarlo?

Durante la contratación y durante toda la relación laboral (abogados, contadores, personal administrativo, entre otros).

¿Cómo aplicarlo?

• Verifica datos y referencias de trabajos anteriores.
• Monitorea cambios inusuales en el estilo de vida o niveles de endeudamiento del empleado que no coincidan con su sueldo.

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IV.   Política «Conozca a su Persona Expuesta Políticamente (PEP)».

(Arts. 60 y 61 PA/SCA-001-2025).

Estas personas, por su cargo o influencia, representan un mayor riesgo potencial de exposición a delitos financieros.

¿Cuándo se debe aplicar?

La política PEP no es un evento único, sino un control continuo que se activa en los siguientes momentos:

• Al inicio de la relación (Vinculación): Antes de aceptar a un nuevo asociado, se debe verificar si califica como PEP.

•  Durante el monitoreo constante: Si un asociado que ya pertenece a la caja de ahorros es nombrado en un cargo público relevante, su perfil debe cambiar inmediatamente a PEP.

• Tras el cese del cargo: La condición de PEP no desaparece el día que la persona deja el cargo. La normativa suele establecer que se mantenga una vigilancia especial durante un periodo posterior (generalmente hasta cinco (05) años).

•  Relaciones por cercanía: También se aplica cuando el asociado es un familiar cercano (hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad) o un asociado cercano (colaborador directo) de una persona expuesta políticamente.

¿Cómo se debe aplicar?

La Providencia SCA-001-2025, de fecha 23/09/2025, establece el Procedimiento Técnico para el manejo de un PEP, que requiere una Debida Diligencia Intensificada:

• Identificación y Declaración: El asociado debe llenar un formato específico donde declare su condición de PEP, detallando el cargo, el periodo de ejercicio y el organismo público al que pertenece.

• Verificación de Listas y Fuentes Públicas: El Responsable de Cumplimiento debe validar la información usando buscadores, gacetas oficiales y listas de vigilancia nacional e internacional.

• Monitoreo Transaccional Continúo: Las operaciones de los PEP deben ser supervisadas con mayor frecuencia y rigurosidad que las del resto de los asociados.

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V.     Política «Conozca a Proveedor de Servicios».

(Arts. 62 al 70 PA/SCA-001-2025).

El objetivo es identificar a la «persona natural» que realmente tiene el control o se beneficia de los fondos, especialmente cuando hay estructuras jurídicas de por medio.

¿Cuándo se debe aplicar?

Esta política se activa en momentos específicos de la relación con la asociación:

• Antes de contratar proveedores: Es obligatorio identificar quiénes son los accionistas de las empresas que prestan servicios a la Caja de Ahorro.
• Al vincular personas jurídicas: Si la asociación permite la participación de entidades, debe conocerse quién está detrás de ellas.
• Ante cambios en la estructura: Si un proveedor informa que cambió de dueños o accionistas, se debe actualizar la ficha inmediatamente.

¿Cómo se debe aplicar?

La Providencia establece un procedimiento que  exige pasos formales para asegurar que la identificación sea real y no solo una declaración documental.

• Solicitud de Documentación: Debes pedir el Registro Mercantil actualizado, el acta de la última asamblea de accionistas y el RIF de la empresa.
• Declaración Jurada: El representante legal debe firmar un formato donde identifique con nombre, apellido y número de cédula a los beneficiarios finales.
• Verificación de Identidad: Debes obtener copia de la cédula de identidad de las personas naturales, aunque no tengan relación directa con la Caja de Ahorro.
• Cruce de Listas: El Responsable de Cumplimiento debe verificar que esos beneficiarios finales no aparezcan en listas de sanciones (OFAC, ONU) o tengan antecedentes por delitos financieros.
• Registro en el Expediente: Toda esta información debe reposar en el expediente del proveedor, debidamente foliado y firmado.

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